Yogyakarta (CAKAPLAH) - Biro Administrasi Umum dan Personalia Universitas Islam Riau (BAU&P UIR) mempelajari Sistem Informasi Surat dari Universitas Islam Indonesia Yogyakarta.

Dalam sesi dialog dari kunjungan silaturrahmi BAU&P UIR, Rabu siang (21/11/2018) di Gedung Sarjito lantai II Kampus UII Kaliurang, UII menjelaskan secara gamblang dan rinci tata kelola surat masuk, surat keluar dan pengarsipan dokumen-dokumen surat lainnya yang tertata rapi melalui sistem digital.

BAU&P UIR tiba di kampus UII Kaliurang pukul 08.30 wib. Dipimpin Kepala Biro Zakir Has, rombongan diterima Sekretaris Eksekutif Dr. Raden Bagus Fajriya Hakim, S.Si, MSi dan Dr. Drs. Hujair AH Sanaky serta Staf pada masing-masing bidang administrasi.

Dalam kunjungan itu Zakir Has disertai tiga kepala bidang di bawah BAU&P, yakni Tati Maharani (Kepala Bagian Umum), Sudirman (Kepala Bagian Rumah Tangga), Syafriadi (Kepala Bagian Humas dan Protokoler), dan staf pada masing-masing bidang, termasuk bagian personalia.

Menurut Fajriya Hakim, tata kelola administrasi surat menyurat di UII sudah lama meninggalkan sistem manual. Selain berdampak positif pada manajemen keadministrasian juga efisien dan tepat waktu.

"Sistem manual kadang membuat tata kelola surat lambat. Dalam hal tertentu penomoran sering tidak tepat karena tulisan tangan staf beragam bentuknya. Apalagi staf sering mengalami rotasi dan mutasi," kata Ike Kepala Devisi Administrasi UII.

Melalui sistem informasi digital semua tata kelola tersimpan rapi dan tertib. "Kita juga bisa memonitor dimana posisi surat, apa isi disposisinya, bahkan surat asli berikut jawaban dari rektorat juga dapat kita input sekalian," tambah Ike.

Ia menambahkan, melalui sistem digital hanya pihak-pihak tertentu yang dapat mengakses agenda surat. Misalnya, rektor, wakil-wakil rektor dan pejabat yang diberi kewenangan.

Selain mempelajari tata kelola administrasi surat, BAU&P juga berdialog tentang pengelolaan kehumasan khususnya terkait dengan website, pembentukan opini dan dokumentasi. Asuransi kesehatan serta hal-hal lain yang menjadi bidang tugas biro administrasi umum dan personalia. Dialog yang berlangsung dua jam lebih itu diakhiri dengan saling tukar cendramata dan foto bersama.

Dari Gedung Sarjito, rombongan Biro Administrasi Umum dan Personalia menyempatkan diri berkunjung ke perpustakaan Dr. Muhammad Hatta dan Candi Kimpulan yang terletak di Universitas Islam Indonesia.

Candi ini merupakan situs purbakala yang ditemukan tahun 2009 ketika sedang diadakan penggalian fondasi proyek pembangunan perpustakaan UII. Selain menjadi kebanggaan bagi UII candi ini juga ramai dikunjungi wisatawan termasuk keluarga mahasiswaa UII ketika mengikuti acara wisuda anak-anak mereka.

Kepala BAU&P UIR Zakir Has mengaku puas atas sambutan UII terhadap rombongannya. Pihaknya mendapat pelajaran sangat berharga baik dari tata cara penyambutan maupun pengelolaan administrasi melalui SIRAT (Sistem Informasi Surat).

"Kita sedang berfikir menerapkan SIRAT di UIR agar tata kelola surat-surat berjalan baik," ujar Zakir.

Di luar itu, tambah Zakir, kita juga tertarik dengan adanya museum. "Sama dengan UII, Universitas Islam Riau merupakan perguruan tinggi tertua dan terbesar yang memiliki sejarah pendirian cukup panjang. Saya kira masih banyak dokumen sejarah dari para pendiri yang kalau kita mau mengumpulkannya bisa menjadi museum. Dan, ini tentu sangat bermanfaat bagi civitas akademika UIR. Museum juga salah satu wujud penghargaan kita kepada pendiri-pendiri UIR," tukas Zakir Has.