Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, membawa perubahan yang signifikan terhadap pembentukan Perangkat Daerah, yakni dengan prinsip tepat fungsi dan tepat ukuran (rightsizing). Dalam rangka mewujudkan Organisasi Perangkat Daerah yang sesuai dengan prinsip-prinsip diatas, pemerintah pusat telah menetapkan Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah.

Peraturan Pemerintah ini memberikan arah dan pedoman yang jelas kepada daerah dalam menata Perangkat Daerah secara efektif, efisien dan rasional sesuai dengan kebutuhan nyata dan kemampuan daerah masing-masing. Serta, adanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplikasi serta komunikasi kelembagaan antara pusat dan daerah, dan dengan tata kerja perangkat daerah yang jelas, dalam menyelesaikan urusan-urusan kewenangan pemerintahan di daerah.

Selain Peraturan Menteri Dalam Negeri, ada juga Permenpan RB Nomor 20 Tahun 2018 tentang Pedoman evaluasi kelembagaan instasi pemerintah yang menerangkan bahwa Lembaga Instansi Daerah dapat melaksanakan evaluasi kelembagaan instansi pemerintah berdasarkan Permenpan RB tersebut.

Sesuai Misi Gubernur Riau yang kelima yakni Mewujudkan Tata kelola Pemerintahan yang baik dan Pelayanan Publik yang prima berbasis teknologi informasi, yang terkait manajemen kelembagaan dan manajemen kinerja ASN yang profesional berbasis analisis jabatan dan analisis beban kerja, telah dilakukan pembinaan dan pengendalian dalam bentuk evaluasi yang dilakukan terhadap 40 Organisasi Perangkat Daerah. Hal itu didasarkan kepada 3 (tiga) aspek, yaitu aspek tipologi, aspek nomenklatur dan aspek Tupoksi.

Dan ditemukan ada beberapa permasalahan secara umum dihadapi oleh masing-masing OPD. Pertama, ketidaksesuaian dalam hal nomenklatur, kedudukan, tugas, fungsi, besaran unit organisasi dan jabatan yang terdapat dalam struktur organisasi.

Kedua, kedudukan, tugas, fungsi, dan besaran unit organisasi dinilai melebihi kebutuhan organisasi atau adanya indikasi tumpang tindih (overlap) secara horizontal (terlalu melebar), secara vertikal (terlalu tinggi), secara spasial (terlalu meluas).

Ketiga, terdapat ketidaksesuaian (tidak sinkron) dalam hal penguraian atau penjabaran tugas dan fungsi (cascading) mulai dari tingkatan unit organisasi paling atas sampai tingkatan unit organisasi paling bawah.

Keempat, tugas atau fungsi yang ada dalam struktur masih bersifat umum dan belum mencerminkan spesialisasi yang jelas.

Kelima, kehadiran cabang dinas atau UPTD harus bersifat sinergis dalam rangka mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Dan keenam, keberadaan jabatan-jabatan fungsional yang ada saat ini, diminta untuk dilakukan penilaian sejauh mana keberadaan jabataan-jabatan fungsional tersebut. Apakah melebihi kebutuhan organisasi atau justru masih belum memenuhi kebutuhan organisasi.

Salah satu upaya Pemerintah Provinsi Riau dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik di bidang penataan birokrasi adalah melalui perwujudan rancangan inovasi yang dinamakan SISTEM INFORMASI JABATAN PROVINSI RIAU (SI-JABPRI). Sistem ini digunakan untuk penyusunan Analisis Jabatan, Analisis Beban Kerja, Evaluasi Jabatan secara elektronik dan untuk mendapatkan informasi jabatan yang penting untuk menajemen kepegawaian.

Analisis jabatan adalah proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu . Tujuannya adalah untuk menyediakan informasi jabatan sebagai pondasi / dasar bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan ketatalaksanaan dan pengawasan.

Analisis Beban Kerja adalah teknik yang digunakan untuk menentukan berapa jumlah dan jenis pekerjaan pada unit organisasi. Tujuannya adalah untuk memperoleh seberapa besar beban kerja relative dari seseorang Aparatur Sipil Negara dalam jabatan / pekerjaan pada unit organisasi secara keseluruhan sehingga dapat menghasilkan kinerja yang baik.

Sistem ini akan diperkenalkan untuk Organisasi Perangkat Daerah Provinsi maupun Bagian Organisasi Kabupaten/Kota melalui Bimbingan Teknis sehingga data Analisis Jabatan, Analisis Beban Kerja dan data Evaluasi Jabatan dapat terjaga di tingkat Kabupaten/Kota dan dipusat penyimpan data Provinsi Riau. Pemerintah Provinsi Riau dapat mengambil langkah-langkah pembinaan, koordinasi dan pengawasan yang diperlukan, terkait penerapan sistem baru ini.

Kedepannya diharapkan ASN Provinsi Riau dapat berkinerja dengan baik, semua ASN sudah memiliki Nama Jabatan, Uraian Tugas dan Tahapan Kinerja yang sudah tertuang dalam Analisis Jabatan, dan diukur beban kerja dan kebutuhan pemangkunya berdasarkan Analisis Beban Kerja. Sehingga semua jelas tugas ASN Provinsi Riau ini. Tidak ada lagi ASN yang berkeliaran di luar kantor pada jam kerja, karena sudah ada target kinerja yang harus diselesaikan.

Para ASN bisa melihat beban kerja dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, sudah terukur untuk mencapai target kinerja setiap hari, bulan hingga tahun. Bahkan Analisis Jabatan ini hukumnya wajib dibuat sebelum ada pemangku jabatan.

Analisis Jabatan ini memperjelas uraian tugas dan tahapan kerja ASN agar tidak terjadi tumpang tindih antar ASN. Kemudian juga dapat terpenuhinya syarat suatu jabatan (kualifikasi pendidikan dan standard kompetensinya) oleh pemangku yang akan duduk, sehingga yang kita harapkan ASN Provinsi Riau benar-benar profesional dalam menduduki suatu jabatan. Baik jabatan pratama, jabatan struktural, jabatan pelaksana maupun jabatan fungsional dalam menjalankan tugasnya.