BAU UIR 'Belajar' Sistem Informasi Surat dari UII
Rabu, 21 November 2018 21:26 WIB
Yogyakarta (CAKAPLAH) - Biro Administrasi Umum dan Personalia Universitas Islam Riau (BAU&P UIR) mempelajari Sistem Informasi Surat dari Universitas Islam Indonesia Yogyakarta.
Dalam sesi dialog dari kunjungan silaturrahmi BAU&P UIR, Rabu siang (21/11/2018) di Gedung Sarjito lantai II Kampus UII Kaliurang, UII menjelaskan secara gamblang dan rinci tata kelola surat masuk, surat keluar dan pengarsipan dokumen-dokumen surat lainnya yang tertata rapi melalui sistem digital.
BAU&P UIR tiba di kampus UII Kaliurang pukul 08.30 wib. Dipimpin Kepala Biro Zakir Has, rombongan diterima Sekretaris Eksekutif Dr. Raden Bagus Fajriya Hakim, S.Si, MSi dan Dr. Drs. Hujair AH Sanaky serta Staf pada masing-masing bidang administrasi.
Dalam kunjungan itu Zakir Has disertai tiga kepala bidang di bawah BAU&P, yakni Tati Maharani (Kepala Bagian Umum), Sudirman (Kepala Bagian Rumah Tangga), Syafriadi (Kepala Bagian Humas dan Protokoler), dan staf pada masing-masing bidang, termasuk bagian personalia.
Menurut Fajriya Hakim, tata kelola administrasi surat menyurat di UII sudah lama meninggalkan sistem manual. Selain berdampak positif pada manajemen keadministrasian juga efisien dan tepat waktu.
"Sistem manual kadang membuat tata kelola surat lambat. Dalam hal tertentu penomoran sering tidak tepat karena tulisan tangan staf beragam bentuknya. Apalagi staf sering mengalami rotasi dan mutasi," kata Ike Kepala Devisi Administrasi UII.
Melalui sistem informasi digital semua tata kelola tersimpan rapi dan tertib. "Kita juga bisa memonitor dimana posisi surat, apa isi disposisinya, bahkan surat asli berikut jawaban dari rektorat juga dapat kita input sekalian," tambah Ike.
Ia menambahkan, melalui sistem digital hanya pihak-pihak tertentu yang dapat mengakses agenda surat. Misalnya, rektor, wakil-wakil rektor dan pejabat yang diberi kewenangan.
Selain mempelajari tata kelola administrasi surat, BAU&P juga berdialog tentang pengelolaan kehumasan khususnya terkait dengan website, pembentukan opini dan dokumentasi. Asuransi kesehatan serta hal-hal lain yang menjadi bidang tugas biro administrasi umum dan personalia. Dialog yang berlangsung dua jam lebih itu diakhiri dengan saling tukar cendramata dan foto bersama.
Dari Gedung Sarjito, rombongan Biro Administrasi Umum dan Personalia menyempatkan diri berkunjung ke perpustakaan Dr. Muhammad Hatta dan Candi Kimpulan yang terletak di Universitas Islam Indonesia.
Candi ini merupakan situs purbakala yang ditemukan tahun 2009 ketika sedang diadakan penggalian fondasi proyek pembangunan perpustakaan UII. Selain menjadi kebanggaan bagi UII candi ini juga ramai dikunjungi wisatawan termasuk keluarga mahasiswaa UII ketika mengikuti acara wisuda anak-anak mereka.
Kepala BAU&P UIR Zakir Has mengaku puas atas sambutan UII terhadap rombongannya. Pihaknya mendapat pelajaran sangat berharga baik dari tata cara penyambutan maupun pengelolaan administrasi melalui SIRAT (Sistem Informasi Surat).
"Kita sedang berfikir menerapkan SIRAT di UIR agar tata kelola surat-surat berjalan baik," ujar Zakir.
Di luar itu, tambah Zakir, kita juga tertarik dengan adanya museum. "Sama dengan UII, Universitas Islam Riau merupakan perguruan tinggi tertua dan terbesar yang memiliki sejarah pendirian cukup panjang. Saya kira masih banyak dokumen sejarah dari para pendiri yang kalau kita mau mengumpulkannya bisa menjadi museum. Dan, ini tentu sangat bermanfaat bagi civitas akademika UIR. Museum juga salah satu wujud penghargaan kita kepada pendiri-pendiri UIR," tukas Zakir Has.
Dalam sesi dialog dari kunjungan silaturrahmi BAU&P UIR, Rabu siang (21/11/2018) di Gedung Sarjito lantai II Kampus UII Kaliurang, UII menjelaskan secara gamblang dan rinci tata kelola surat masuk, surat keluar dan pengarsipan dokumen-dokumen surat lainnya yang tertata rapi melalui sistem digital.
BAU&P UIR tiba di kampus UII Kaliurang pukul 08.30 wib. Dipimpin Kepala Biro Zakir Has, rombongan diterima Sekretaris Eksekutif Dr. Raden Bagus Fajriya Hakim, S.Si, MSi dan Dr. Drs. Hujair AH Sanaky serta Staf pada masing-masing bidang administrasi.
Dalam kunjungan itu Zakir Has disertai tiga kepala bidang di bawah BAU&P, yakni Tati Maharani (Kepala Bagian Umum), Sudirman (Kepala Bagian Rumah Tangga), Syafriadi (Kepala Bagian Humas dan Protokoler), dan staf pada masing-masing bidang, termasuk bagian personalia.
Menurut Fajriya Hakim, tata kelola administrasi surat menyurat di UII sudah lama meninggalkan sistem manual. Selain berdampak positif pada manajemen keadministrasian juga efisien dan tepat waktu.
"Sistem manual kadang membuat tata kelola surat lambat. Dalam hal tertentu penomoran sering tidak tepat karena tulisan tangan staf beragam bentuknya. Apalagi staf sering mengalami rotasi dan mutasi," kata Ike Kepala Devisi Administrasi UII.
Melalui sistem informasi digital semua tata kelola tersimpan rapi dan tertib. "Kita juga bisa memonitor dimana posisi surat, apa isi disposisinya, bahkan surat asli berikut jawaban dari rektorat juga dapat kita input sekalian," tambah Ike.
Ia menambahkan, melalui sistem digital hanya pihak-pihak tertentu yang dapat mengakses agenda surat. Misalnya, rektor, wakil-wakil rektor dan pejabat yang diberi kewenangan.
Selain mempelajari tata kelola administrasi surat, BAU&P juga berdialog tentang pengelolaan kehumasan khususnya terkait dengan website, pembentukan opini dan dokumentasi. Asuransi kesehatan serta hal-hal lain yang menjadi bidang tugas biro administrasi umum dan personalia. Dialog yang berlangsung dua jam lebih itu diakhiri dengan saling tukar cendramata dan foto bersama.
Dari Gedung Sarjito, rombongan Biro Administrasi Umum dan Personalia menyempatkan diri berkunjung ke perpustakaan Dr. Muhammad Hatta dan Candi Kimpulan yang terletak di Universitas Islam Indonesia.
Candi ini merupakan situs purbakala yang ditemukan tahun 2009 ketika sedang diadakan penggalian fondasi proyek pembangunan perpustakaan UII. Selain menjadi kebanggaan bagi UII candi ini juga ramai dikunjungi wisatawan termasuk keluarga mahasiswaa UII ketika mengikuti acara wisuda anak-anak mereka.
Kepala BAU&P UIR Zakir Has mengaku puas atas sambutan UII terhadap rombongannya. Pihaknya mendapat pelajaran sangat berharga baik dari tata cara penyambutan maupun pengelolaan administrasi melalui SIRAT (Sistem Informasi Surat).
"Kita sedang berfikir menerapkan SIRAT di UIR agar tata kelola surat-surat berjalan baik," ujar Zakir.
Di luar itu, tambah Zakir, kita juga tertarik dengan adanya museum. "Sama dengan UII, Universitas Islam Riau merupakan perguruan tinggi tertua dan terbesar yang memiliki sejarah pendirian cukup panjang. Saya kira masih banyak dokumen sejarah dari para pendiri yang kalau kita mau mengumpulkannya bisa menjadi museum. Dan, ini tentu sangat bermanfaat bagi civitas akademika UIR. Museum juga salah satu wujud penghargaan kita kepada pendiri-pendiri UIR," tukas Zakir Has.
Penulis | : | Jef Syahrul/rls |
Editor | : | Jef Syahrul |
Kategori | : | Kampus |
Untuk saran dan pemberian informasi kepada CAKAPLAH.com, silakan kontak ke email: redaksi@cakaplah.com
Artikel Terkait
Senin, 26 Februari 2024 15:22 WIB
Melalui Website ortu.uir.ac.id, Kini Orang Tua Bisa Pantau Aktivitas Akademik Anaknya di UIR
Jum'at, 15 Maret 2024 19:47 WIB
Telah Resmi Jalin Kerjasama dengan INHA University, Kini UIR Perluas Kerjasama hingga Fakultas dan Prodi
Kamis, 18 Januari 2024 14:30 WIB
UIR Siap Kirim Mahasiswa Magang dan KKN Internasional ke Busan Korea
Minggu, 01 Oktober 2023 14:39 WIB
Tim PKM Fisipol UIR Taja Kegiatan Sosialisasi Pencegahan Narkotika
Selasa, 16 Januari 2024 15:09 WIB
UIR dan INHA University Korea Selatan Buka Program Double Degree Semester Ganjil 2024
Jum'at, 06 Oktober 2023 21:35 WIB
Fakultas Psikologi UIR Kenalkan Dunia Wirausaha Sejak Dini kepada Siswa SD
Jum'at, 01 Desember 2023 17:06 WIB
Delegasi UIR Raih Juara PIMNAS ke 36 Kategori Bertalenta Pengabdian Kepada Masyarakat
Kamis, 09 Maret 2023 20:51 WIB
Melalui Munas 2023, Rektor UIR Terpilih sebagai Sekretaris Umum BKSPTIS
Kamis, 27 Juli 2023 18:51 WIB
UIR dan Korbinmas Baharkam Polri Gelar Seminar Pencegahan Terorisme dan Radikalisme di Lingkungan Pendidikan
Rabu, 01 Februari 2023 11:56 WIB
UIR Penjajakan Potensi Kerjasama dengan UTP Malaysia
Jumat, 29 September 2023
Komisi II Usul Kementerian ATR/BPN dan KLHK Kolaborasi Selesaikan Redistribusi Tanah
Jumat, 29 September 2023
Setjen DPR Berikan Perhatian Terhadap Pensiunan Melalui P3S
Kamis, 28 September 2023
TikTok Shop Cs Dilarang, Ketua DPR Berharap Aturan Baru Ciptakan Keseimbangan Pasar Digital dan Konvensional
Kamis, 21 September 2023
Ancaman DBD Meningkat, Puan Dorong Sosialisasi Masif Tekan Risiko Kematian
Berita Pilihan
Selasa, 26 April 2022
DPRD Dukung Pemprov Riau Tindak Tegas PKS Nakal, Kalau Melanggar Cabut Izin !
Selasa, 26 April 2022
Polemik Rotasi AKD DPRD Riau, Sugeng Pranoto: Hari Kamis Paripurna
Selasa, 26 April 2022
Sikapi Turunnya Harga Sawit di Riau, Ini Upaya Gubri
Selasa, 26 April 2022
CPNS dan PPPK Baru di Rohul Dipastikan Tak Terima THR, Ini Sebabnya...
Selasa, 26 April 2022
Sambut Mudik Lebaran, HK Operasikan 2 Ruas JTTS, Termasuk Tol Pekanbaru-Bangkinang
Senin, 28 Maret 2022
Ibu Muda Ini Ditangkap Polisi Usai Simpan Narkotika di Kandang Anjing
Minggu, 27 Maret 2022
Polda Riau Tingkatkan Kasus Jembatan Selat Rengit Meranti ke Penyidikan
Selasa, 26 April 2022
PPKM Level 2 Kota Pekanbaru Berlanjut hingga 9 Mei
Selasa, 26 April 2022
Parisman: 10 Tahun Visioner yang Menenggelamkan Pekanbaru
Topik
Selasa, 07 November 2023
Riau Terima Penghargaan Bhumandala Award 2023
Senin, 12 Desember 2022
Kapolda Riau Resmikan Kantor Pelayanan Terpadu Polres Rohil di Bagansiapiapi
Selasa, 08 Januari 2019
Penerimaan Pajak Air Tanah Pekanbaru 2018 Meningkat
Minggu, 06 Januari 2019
Mega Training 'Magnet Rezeki'
Jumat, 26 April 2024
SD An Namiroh Pusat Pekanbaru Borong Penghargaan Tingkat Nasional hingga Internasional
Jumat, 26 April 2024
APHI Riau Gelar Halal Bihalal dan Santuni Anak Yatim
Kamis, 25 April 2024
Plt Bupati Asmar Hadiri Upacara Peringatan Hari Otonomi Daerah di Surabaya
Kamis, 25 April 2024
Disdik Pekanbaru Minta Sekolah yang Gelar Halal Bi Halal Tak Ganggu Jam Belajar
Minggu, 07 April 2024
Pererat Silaturahmi, Siwo PWI Riau Gelar Buka Bersama BJB dan PSSI
Kamis, 04 April 2024
5 Ide Resep Masakan Pakai Rice Cooker, Cocok untuk Anak Kos!
Kamis, 04 April 2024
Rekomendasi Fashion Wanita Zaman Sekarang
Jumat, 29 Maret 2024
Pengusaha Wanita di Riau Bagi-bagi Takjil Gratis kepada Pengguna Jalan
Kamis, 02 Maret 2023
Wadah Menyalurkan Bakat, Ketua DPRD Riau Yulisman Hadiri Festival Musik Akustik di SMA Negeri 1 Pasir Penyu Inhu
Rabu, 01 Maret 2023
Rapat Paripurna, DPRD Provinsi Riau Umumkan Reses Masa Persidangan I Tahun 2023
Selasa, 28 Februari 2023
Kunjungi Kemendikbud, Komisi V DPRD Riau Bahas Persoalan PPDB
Kamis, 23 Februari 2023
Disdik Gelar Pelatihan Penguatan Profil Pelajar Pancasila Bagi Guru SD Se-Kota Pekanbaru
Kamis, 25 April 2024
Rekomendasi HP Samsung Terbaik di Harga 2 Jutaan, Apa Saja?
Sabtu, 20 April 2024
7 Keunggulan Samsung Galaxy S23 Ultra, Dapatkan di Blibli
Kamis, 29 Februari 2024
Telkomsel dan ZTE Wujudkan Pengalaman Gigabit yang Andal dan Efisien
Selasa, 20 Februari 2024
Samsung Hadirkan Galaxy S24 Series dengan Kecerdasan Software Canggih
Kamis, 18 April 2024
Ini Dia Manfaat Merawat Gigi, Yuk, Kunjungi Klinik Gigi Terdekat Sekarang!
Kamis, 22 Februari 2024
Pemula di Dunia Yoga? Inilah Panduan Cara Memilih Matras Yoga yang Tepat
Sabtu, 27 Januari 2024
Cegah Resistensi, Gunakan Obat Antibiotik dengan Bijak
Senin, 15 Januari 2024
14 Persiapan Penting Awal Kehamilan untuk Calon Ibunda dan Buah Hati
Kamis, 25 April 2024
Politeknik Pengadaan Nasional Beri Diskon 30 Persen untuk Anak ASN, TNI dan Polri
Rabu, 24 April 2024
UMRI Resmikan Sekolah Pascasarjana Prodi Magister Manajemen dan Kewirausahaan
Rabu, 24 April 2024
Unilak Dukung Program Literasi Digital Sektor Pendidikan bagi Gen Z
Sabtu, 06 April 2024
Rangkaian Ramadan Ceria Umri Berakhir, 5.000 Orang Terima Manfaat
Rabu, 03 Mei 2023
Kompilasi Semarak Silaturahmi Satu HATI, CDN Bangkinang Santuni Anak Yatim
Rabu, 05 April 2023
Safari Ramadan, PT Musim Mas Salurkan Paket Sembako untuk Anak Yatim dan Fakir Miskin
Selasa, 04 April 2023
Telkomsel Siaga Rafi Sumbagteng Salurkan CSR untuk Panti Jompo bersama Dompet Dhuafa Riau
Jumat, 03 Maret 2023
Tingkatkan Kesehatan dan Budaya Lokal, Bank Mandiri Serahkan Bantuan ke Posyandu dan Grup Rebana
Jumat, 09 Februari 2024
Lika-liku 7 Perjalanan Asmara Ayu Ting Ting hingga Tunangan dengan Anggota TNI
Minggu, 28 Januari 2024
Huh Yunjin Bak Sehati Dengan Han So Hee Kala Cuma Pakai Dalaman Di Trailer LE SSERAFIM
Sabtu, 27 Januari 2024
Gigi Hadid dan Bradley Cooper Tak Sungkan Perlihatkan Kemesraan
Rabu, 24 Januari 2024
Park Ji-hyun Ungkap Persiapan Membinangi Drama Terbarunya
Terpopuler
01
Minggu, 21 April 2024 18:59 WIB
Pekan Depan BUMN China ke Riau, Tinjau Lokasi Jembatan Bengkalis-Pulau Sumatera
02
Senin, 22 April 2024 12:48 WIB
Harga Emas di Pekanbaru Melonjak, Tembus Rp3 Jutaan
03
Rabu, 24 April 2024 22:39 WIB
Kejagung Periksa Dua Pejabat Riau dan Kemendag Soal Importasi Gula PT SMIP
04
Selasa, 23 April 2024 11:29 WIB
Edarkan Sabu, Pasutri di Pekanbaru Dibui
05
Rabu, 24 April 2024 20:51 WIB
Kisah Citra, Mahasiswi Penjual Es Teh Jumbo: Membangun Bisnis dan Menggapai Impian di Bawah Terik Matahari Kota Bertuah
Foto
Rabu, 09 Oktober 2019
Jadi Pimpinan DPRD Siak Dari Partai PAN, Ini Sosok Fairuz
Rabu, 09 Oktober 2019
Indra Gunawan Akan Berjuang Untuk Masyarakat dan Loyal Terhadap Partai
Rabu, 09 Oktober 2019
Ternando Jadi Anggota DPRD Siak Termuda dan Suryono Terpilih Dengan Suara Terkecil
Rabu, 09 Oktober 2019
Reaksi Pimpinan DPRD Siak Terkait PTPN V Buang Limbah Sembarangan
Senin, 14 Agustus 2023
Pengurus Masjid Nurul Ikhlas Kubang Minta Tunjuk Ajar ke Wagubri
Sabtu, 12 Agustus 2023
Gebyar Kandis Bersholawat Bakal Dihadiri Ribuan Jemaah NU
Senin, 31 Juli 2023
Mualaf Riau Butuh Pembinaan, Begini Caranya...
Sabtu, 29 Juli 2023
Mantan Wawako Pekanbaru, Ayat Cahyadi Turut Saksikan Pengukuhan Pengurus Masjid Al-Hamidah Rejosari
Rabu, 13 Maret 2024
Kepala BKPSDM Pekanbaru Harapkan Kinerja ASN Maksimal Selama Bulan Ramadan
Jumat, 08 Maret 2024
Pemko Pekanbaru Sudah Tetapkan Jam Kerja ASN Selama Ramadan 1445 H
Rabu, 28 Februari 2024
Pemko Pekanbaru Masih Tunggu Juknis Pusat Terkait Seleksi CPNS dan PPPK
Selasa, 27 Februari 2024
Kepala BKPSDM Dampingi Pj Walikota Terima Penghargaan Anugerah Kualitas Pengisian Jabatan Pimpinan Tinggi Tahun 2023
Indeks Berita