PEKANBARU (CAKAPLAH) - Sebanyak total 5.756 arsip di beberapa Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi Riau, dimusnahkan, Selasa (11/10/2022).

Kegiatan ini langsung dihadiri oleh Gubernur Riau dan para Kepala OPD Pemprov Riau.

Gubernur Riau, Syamsuar mengingatkan jajaranya di OPD untuk serius mengurusi kearsipan. Selama ini, masalah arsip sering dianggap sepele namun hal tersebut penting.

"Orang anggap sepele, padahal ini penting. Arsip ini lah yang bisa menjatuhkan organisasi, bisa mencelakakan, dan bisa masuk ke penjara karenanya kalau salah - salah. Jadi, administrasi ini termasuk surat, ini sangat penting. Karena tak semua arsip bisa dimusnahkan. Ada arsip yang tak boleh dimusnahkan, karena itu dokumen negara, kalau menghilangkan itu menghilangkan barang bukti. Bisa dipenjara," kata Syamsuar memberi arahan kepada para Kepala OPD saat menghadiri pemusnahan asrip, Selasa (11/10/2022).

Dijumpai usai acara, Syamsuar mengatakan, bahwa pihaknya mengingatkan OPD untuk maksimal dalam hal kearsipan, karena sebuah organisasi yang baik, apabila arsip surat tersusun rapi.

"Banyak OPD yang belum memiliki arsiparis, padahal arsip itu yang mengurus. Itu harus mengikuti pelatihan. Karena dia nanti yang paham mana arsip yang berkelanjutan, mana dan membenahi dokumen dokumen yang ada di situ (OPD)," kata Syamsuar.

Maka dari itu, jika memungkinkan kata Syamsuar, harus diberikan pelatihan arsiparis, namun jika tidak, dipindahkan arsiparis yang lebih di suatu OPD, untuk mengisi kekosongan di OPD lain untuk memenuhi standar.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau, Mimi Yuliani Nazir menjelaskan, adapun dari total arsip tersebut berasal dari arsip retensi di bawah 10 tahun yang merupakan arsip Dipersip dan Disnakertrans.

Kemudian arsip retensi yang sekurang - kurangnya 10 tahun lembaga kearsipan daerah, di Dinas Pariwisata, Bapenda, dan Biro Umum Setdaprov.

"Jadi di Dipersip 3.444, Disnakertrans 1.500, dan yang sekurang-kurangnya 10 tahun itu ada 812, jadi totalnya 5.756 arsip," katanya lagi.

Mimi menjelaskan, bahwa pemusnahkan tidak dilakukan dengan cara dibakar, namun dengan mesin pencacah.

Lebih jauh, ia menjelaskan, bahwa pemusnahan arsip di bawah 10 tahun sudah dilakukan oleh 5 OPD Pemprov Riau, yakni BKD, Inspektorat, Sekretariat DPRD, Pemdes, dan Pencatatan Sipil.

Sementara, Biro Umum sudah mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Indonesia. Sementara PUPR, RSJ Tampan, dan Diskes belum mendapat persetujuan dari Gubernur dan kepala Anri.

"Pemusnahan arsip yang dilakukan hari ini adalah arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna, berdasarkan jadwal retensi arsip," tukasnya.